Защо да изберем аутсорсинга? „За” и „против”

През последните години все повече компании избират аутсорсинг концепцията в своята дейност. Тя се състои в поемането на вътрешни функции за дадено предприятие от външна фирма – изпълнител. Да предоставиш част от своята дейност на непознат винаги е рисковано и е свързано с много неизвестности и подводни камъни. Голяма част от фирмите все още подхождат с недоверие, наемайки кол центрове за извършването на специфични свои задачи. Причината за това? Много просто! Непознат говори от твое име с твоите клиенти. Но рискът определено си струва, когато е избран правилният партньор.

Има различни причини, поради които всяка компания се спира на аутсорсинга като решение. Най-общо те биха могли да се разделят на 4 групи: финансови, стратегически, персонални и технологични:

1. Обикновено стимул за избора на аутсорсинг-партньор се явява желанието за намаляване на разходите, спестяване на финансови средства и повишаване на производителността и качеството. И макар кол центърът да не е твърде „евтин” вариант, неговите достойнства са безспорни: според статистиката в Германия, при делегирането на задачи на чужди подизпълнители, фирмите спестяват до 25 %, което се обяснява с наемането на по-евтини ресурси, по-малки инфраструктурни разходи и по- модерни технологии. Наетите консултанти са специалисти в своята област. Те защитават износа на производството към себе си, като анализират нуждите на клиентите си и им помагат да открият баланса между качеството, типа на нужните услуги и желанието за решение на проблема с редуцирани разходи. Въз основа на икономията от мащаба, избраната специализирана аутсорсинг- компания намалява разходите за единица продукция и трансформира фиксираните производствени разходи в променливи. Това определено е предимство, защото, ако компанията сама реши да въведе съответните услуги в своята дейност, това би коствало време и би изисквало тя да направи съответните инвестиции в основни разходи, разноски за персонал и да ги заложи като постоянни разходи в производството си. Освен това, не е възможна бърза реакция в случай на промяна в производствените обеми. При аутсорсинговата компания клиентът може сам да избира производителността според нуждата и потреблението, като използва външните компетенции. Така се постига по-голяма гъвкавост, особено при предприятия, в чиято дейност са заложени силни сезонни или циклични колебания, или фирми, които се намират в период на растеж и развитие. Те биха могли да се възползват от необходимите опитни и специално обучени ресурси в даден момент. В периоди на по-малко натоварване този капацитет би могъл бързо и лесно да бъде редуциран, без да е необходимо съкращаване на собствения персонал и разходване на допълнителни средства, свързани с това. Чрез аутсорсинга  се постига и по-голяма прозрачност на веригата на стойността и възможност за планиране на разходите, с което се повишава производствената ефективност.

 

2. Стратегическите причини за аутсорсинг са особено важни. Чрез него компаниите освобождават ресурси за основните си дейности и могат да се концентрират върху главните си компетенции. Така те поделят риска с партньора си и подобряват производителността и ефективността си. Чрез възлагането на своите функции и услуги на външни компании, те освобождават капацитети от мениджмънт и сътрудници, които биха могли да бъдат насочени в други специфични по-важни области. Това специализиране и фокусиране върху същественото е от изключително значение, тъй като по този начин в силните фази на растеж на едно предприятие мениджмънтът би могъл изцяло да се съсредоточи върху важните стратегически решения и да преотстъпи извършването на обичайните административни процеси на аутсорсингов партньор, като автоматично напасва размера и изискванията към производствената фаза и обем. Това значително улеснява и ускорява присъединяването на нови пазари и клиентски сегменти, защото ръководството се е концентрирало в решаване на основните въпроси.

 

3. Чрез аутсорсинга компаниите могат да спечелят и в персонален план. Ако едно предприятие иска, например,  да въведе в производствената си дейност ИТ- услугите, това означава, че то трябва предварително да изгради, поддържа и постоянно да развива съответното ноу- хау, за да е непрекъснато конкурентоспособно. Този процес обаче води до значително повишаване на разходите. От своя страна аутсорсинг- партньорът би могъл много по- ефективно да изгради и използва това ноу- хау, тъй като той работи с много клиенти и непрекъснато трупа опит. Освен това чрез аутсорсинга компаниите намаляват изключително зависимостта си от отделни често скъпоструващи специалисти в дадена област.

 

4. Износът на производство има и особени технологични предимства. Използването на най- новите информационни технологии е скъпо струващо удоволствие, което не винаги е оправдано от производствения капацитет. Чрез използването на външни специалисти става възможна употребата на най-новите и модерни технически и технологични открития без да се налагат нови големи инвестиции или разходи за преоборудване. Компаниите, специализирани в предлагането на аутсорсинг, винаги разполагат със собствени развити системи, оптимизирани методи и принципи на действие и ноу- хау в съответния бранш. Чрез аутсорсинга на бизнес процеси знанието на тези „добри практики” би могло да бъде усвоено от предприятието за собствени нужди, без да е необходима инвестиция в скъпи експерти. По този начин постоянно се подобряват не само ефективността на процеса и качеството на услугите, но и в дългосрочен план се оптимизира структурата на разходите чрез водещото ноу- хау.

 

In-House

Въпреки всичко износът на производство крие и известни рискове и не винаги е еднозначното идеално решение на проблемите на всяка фирма. Понякога тези рискове са подценявани и игнорирани, но това води в крайна сметка до разочарование от непостигане на желаните цели и очаквания на ръководството на компанията-клиент. Един от тези минуси е недостатъчното вземане под внимание на общите разходи на аутсорсинга. Обикновено се зачитат единствено разходите, направени за извършването на определена работа. Обемът на аутсорсинга също може да е твърде голям. Често ръководството, движено от мотиви единствено за снижаване на разходи или утвърждаване на стратегия, не отчита достатъчно другите възможности и прекалява с аутсорсинга. Опасност крие и лошият избор на подходящ партньор. Затова от особено значение е предварително да се преценява, дали компанията-изпълнител притежава необходимите качества и способности за извършване на поетите задължения. За целта винаги искайте препоръки и допълнителна информация, преди да направите своя избор. Други възможни рискове са липсата на подходящо ноу- хау, спецификации и компетенции за ефективни резултати, както и подценяването на обема на изискваното управление на промяната.

Много от компаниите при вземане на решение за аутсорсинг- партньор се притесняват за загубата на контрол върху дейността на кол-центъра, изпълняващ дейността им. Повечето професионални агенции обаче предлагат широки възможности за мониторинг от страна на своите клиенти, като дистанционен надзор, дистанционни обучения и тренинг на място, дигитални записи и подробни и изчерпателни отчети за дейността, изцяло съобразени с изискванията на компанията-клиент. Така, независимо от това в коя част на света се намира компанията-изпълнител, възложителят никога не губи контрол над изпълнението на възложените задачи.

 

Всички възможни предимства и недостатъци на една аутсорсинг-стратегия трябва да бъдат грижливо преценявани, за да може да бъде взето консолидирано решение, дали аутсорсингът е подходящ за Вашата компания и дали може да създаде повече добавена стойност. Плюсовете в повечето случаи превъзхождат минусите и водят до значително пестене на разходи. Потенциалните рискове от своя страна могат да бъдат ефективно управлявани и минимизирани, особено когато при създаването на аутсорсинг- стратегията се работи съвместно с опитни външни аутсорсинг-специалисти. Износът на производство е от значение и за микро- , и за макроикономиката в света, защото това е дейност, извършвана от най- добрите специалисти на планетата с помощта на последните технологични иновации и постигаща максимално ефективни и ефикасни резултати.

Ето защо, ако търсите аутсорсинг партноьор с доказан професионализъм, свържете се с нас.